Passare attraverso

01/01/2001 - Ghighi di Paola e Nicola Rabbi

Documentazione Informazione e Telematica: un percorso formativoDocument’Azione
Il termine ‘documentazione’ si potrebbe anche riscrivere così: Document’Azione.
E scritto così ci piace, perché quando si usa un termine ne si usano anche le modalità di lavoro che esso si porta dietro. Il movimento in questo caso, l’azione appunto, che ci aiuta a pensare, e a lavorare, alla documentazione come ad un lavoro vivo, e non solo di archiviazione e messa in ordine di materiali.

Questa idea di lavoro intorno alla documentazione è piuttosto affascinante.

Si parte con il considerare che ‘documentare’ qualcosa, ha a che fare con la memoria.
Certamente c’è anche piacere nel dare ordine ai materiali e a non disperdere le cose che si sono fatte. Ma come per la nostra memoria è importante non ricordare tutto, nel lavoro documentativo diventa ancora più evidente la necessità di non ‘tenere’ tutto quello che si incontra sulla propria strada. E diventa centrale la parola ‘selezione’, intesa come momento di fare delle scelte.

Se c’è memoria e se si conservano tracce del proprio e altrui lavoro diventa anche più facile trovare una propria identità, anche professionale.
E quindi dicevamo memoria, ma possiamo aggiungere che lavorare sulla documentazione aumenta la possibilità di definire meglio la propria storia che ha strettamente a che fare anche con l’esperienza. (Non mi sento solo nell’universo, non parto da zero, posso attingere alla mia e altrui esperienza per fare qualcosa di nuovo).

Si può anche affermare che la documentazione è sempre esistita, perché consiste nel raccogliere e rendere disponibili elementi di informazione utili per l’esercizio di altre attività umane. L’informazione è un bene necessario per il funzionamento delle attività, il bisogno informativo è certamente un bisogno primario, e progressivamente l’informazione è diventata la materia prima di cui vivono le società occidentali.


Documentazione e informazione
Risalire all’inizio della storia collettiva ci aiuta a pensare alla documentazione in rapporto all’informazione. Perché è soprattutto il bisogno di informazioni utili che si rinforza sempre di più. E si inizia a parlare di documentazione (1878) anche come scienza organizzata.

Perché la documentazione si occupa proprio del recupero delle informazioni e lo scopo è mettere a disposizione queste informazioni.
La documentazione dunque come memoria delle cose, valorizzazione delle esperienze e occasione per accedere a delle informazioni utili.

Pensare alla documentazione come archivio, come raccoglitore di documenti, come deposito di esperienze è piuttosto facile e intuibile. Ma la documentazione ci riserva una gradevole sorpresa. Non è così. O meglio, non è solo così. Chi lavora su materiali di documentazione invade decisamente il campo dell’informazione. E proprio perché ad interessarmi e da estrapolare da un qualsiasi documento o esperienza è l’informazione utile, mi ritroverò a fare delle scelte informative e farò un lavoro di tipo giornalistico.
Se si raccoglie, si seleziona materiale si pensa anche a come diffonderlo per aumentarne il valore e far conoscere il proprio patrimonio.
E anche nell’utilizzo e nella diffusione del materiale di documentazione userò degli strumenti di informazione. Il loro uso implica poi anche il conoscere i pregi e i difetti dei diversi strumenti e individuare quelli che ci permettono di far circolare la documentazione in nostro possesso.
Vale sicuramente lo stesso discorso per quanto riguarda lo strumento telematico.


Formarsi alla documentazione
Insomma si inizia ad intravedere come il lavoro di documentazione ci porta nel tempo ad acquisire competenze diverse.
Fare formazione sul tema della documentazione, soprattutto a non specialisti (in particolare il CDH lavora molto in campo educativo e sociale), implica proprio, come già sottolineato, approfondire, scoprire le diverse competenze che si devono acquisire per fare diventare una pratica di lavoro il nostro stile operativo.

Nei nostri incontri di formazione su questi temi ci siamo accorti come da una parte, l’accumulo dei materiali, diciamo la parte percepita come fase passiva della documentazione e che rimanda all’idea di raccolta, è sentita come vicina alle proprie professionalità (ognuno di noi tiene da parte le cose significative o meno per la propria attività). E’ quindi un momento di approfondimento di un qualcosa che si conosce; mentre il gestire e utilizzare strumenti informativi provoca sorpresa.
Alle volte anche sgomento.
E’ forse il momento nel quale si percepisce maggiormente il cambiamento, piano piano, delle aspettative dei partecipanti che si trovano di fronte ad una cosa inaspettata e che gradualmente stanno cominciando a capire: nel lavoro documentativo bisogna mettersi in gioco.
In pratica per svolgere il nostro lavoro non dobbiamo archiviare tutto quanto, schedare diligentemente tutto quello che ci è dato e abbiamo la coscienza (di lavoratore) a posto; nel fare documentazione c’è proprio bisogno di noi, del nostro vissuto e delle nostre esperienze, del nostro essere e del nostro pensare; ci si assume delle responsabilità nel trattenere informazioni piuttosto che altre, nell’approfondire temi che pensiamo siano particolarmente interessanti o particolarmente attinenti alle nostre professionalità; conseguentemente lascieremo per strada altre cose e, per fortuna, le perderemo.
Bene questo è un altro dei punti chiave del percorso formativo sul tema della documentazione. Nelle nostre esperienze di formazione è il momento in cui vengono fuori allo stesso tempo le resistenze e le curiosità dei corsisti per questa nuova dimensione che viene proposta, una documentazione attiva che non si risolve nell’archiviazione di dati ma che viene pensata nelle sue diverse fasi (raccolta-trattamento-diffusione d’informazioni) in maniera circolare, e non verticale né orizzontale.


Sono tutte queste parti che cerchiamo di tenere insieme quando si fa un percorso formativo.
L’obiettivo è di mischiare le aree di lavoro pertinenti alla documentazione con quelle dell’informazione per produrre un percorso formativo in cui sia possibile far avvicinare i corsisti alle due facce di cui la documentazione è composta: reperimento/trattamento delle informazioni e “messa a disposizione” delle informazioni in modo rielaborato e filtrato.

Curiosità e resistenza, sorpresa e sgomento, che si può trasformare anche in entusiasmo (ve lo assicuriamo) quando effettivamente si inizia a dipanare la matassa che avvolge un altro tema caro alla documentazione, la multimedialità! Anzi di come la documentazione abbia preparato la via alla multimedialità; ma questa è un’altra storia e ve la racconteremo ai nostri incontri…

Documentazione on line

Quando si passa dal lavoro di documentazione su supporto di carta a quello su supporto magnetico cambiano alcune cose, ma non tutto.
Quando per documentarci su un certo tema non utilizziamo più libri, schede, riviste, materiale grigio ma impostiamo una ricerca su internet o interroghiamo una banca dati, una cosa appare più evidente: la quantità di materiale trovato. E qui sta una prima differenza, la facilità con cui si reperisce del materiale (nella maggior parte dei casi) e il senso di smarrimento che si prova quando si ha troppo e non si sa più che cosa scegliere.
Accanto alle competenza nel documentare, a questo punto, se ne affianca un’altra: la conoscenza adeguata dell’armamentario informatico e telematico. Sapere usare con destrezza un browser (l’applicazione che permette di sfogliare le pagine web) o conoscere bene l’uso dei motori di ricerca su internet (solo per citare le prima cose che vengono in mente), permette di soddisfare le proprie esigenze di documentazione senza rimanere paralizzati da un’alta quantità di dati.

Non sempre, almeno ancora per ora, è possibile affidarci solo al materiale digitale, per soddisfare le nostre esigenze e, ancora per un po’, dovremo andare per biblioteche e librerie o in casa di colleghi per trovare il materiale che ci serve. Una volta trovatolo, ecco balzare agli occhi un’altra evidenza: quanto posto occupano sulla nostra scrivania quei libri e quelle cartelle! I documenti digitali, invece, di posto non ne occupano affatto (pochi centimetri quadrati di un disco rigido); sono lì, facilmente raggiungibili e visualizzabili sul nostro schermo, e non c’è nemmeno bisogno di spolverarli ogni tanto.
Ma anche in questo caso, per poter organizzare in modo efficace il nostro materiale, dobbiamo avere delle precise conoscenza; dobbiamo saper creare delle cartelle (nidificate se necessario), usare con saggezza la funzione “preferiti” di Internet Explorer (o di “segnalibri” su Netscape), scegliere cosa salvare sul nostro disco rigido e cosa lasciare alla rete (che tanto è sempre possibile raggiungere, se si tratta di un indirizzo web attendibile).

Abbiamo detto, in questo articolo, dello stretto legame che lega la documentazione all’informazione. Anche il passaggio inverso, quello della pubblicazione e della divulgazione del materiale raccolto, della propria documentazione, presuppone, parlando di supporti digitali, una diversa organizzazione del materiale.
E’ un discorso un po’ lungo da affrontare ora, diremo solo che, una volta che si è deciso di pubblicare il proprio lavoro non su un supporto cartaceo ma sul web o su un Cd-rom, allora entrano in campo nuovi elementi. La strutturazione del materiale raccolto implica una diversa organizzazione basata sulla logica ipertestuale. L’ipertesto, essendo un testo che rimanda, tramite dei collegamenti, sempre ad altri testi, va pensato appositamente e il modello, a noi più familiare, del libro (con la sua lettura sequenziale scandita dalle pagine numerate e i suoi confini fissati una volta per tutte) non è più adeguato per progettare documentazione on line. Aggiungiamo infine la possibilità di congiungere su di un unico supporto dati che riguardano i testi, le immagini, i suoni e i filmati e che rendono possibile una documentazione molto più completa (multimediale) ma anche più difficile da saper gestire.

Queste, elencate sommariamente, alcune novità (e problemi) che insorgono quando si passa al digitale, ma gli altri presupposti, che abbiamo esposto in questo articolo, come il senso del documentare, il suo legame con la memoria e l’identità (anche per ciascuno di noi), non vengono cancellati dal supporto digitale, vengono solo modificati o, addirittura, amplificati.